Outre les aspects strictement opérationnels, qui, évidemment, sont essentiels à la gestion d’une société en Pologne, gardez à l’esprit ces trois principes si vous souhaitez exercer vos activités en toute sérénité :
1. Service comptable fiable
Un bon comptable, c’est la moitié du chemin vers le succès. Pour pouvoir vous concentrer sur votre activité opérationnelle, vous avez besoin que quelqu’un s’occupe de questions telles que l’établissement des déclarations, les obligations fiscales et les cotisations sociales.
Certes, le système fiscal polonais est considéré comme l’un des moins complexes d’Europe, mais croyez-moi, il comporte tout de même des subtilités que seul un comptable connaît.
Un cabinet comptable efficace et fiable vous aidera à calculer correctement les cotisations sociales dues (celles-ci dépendent du type d’emploi/d’activité exercée ainsi que du montant des revenus perçus), de déposer les déclarations fiscales requises, de surveiller les seuils de revenus dont le dépassement entraîne des conséquences fiscales, et d’établir et d’envoyer correctement les factures électroniques, en Pologne, le Système National de Facturation électronique (KSeF en Pologne) est en vigueur depuis 2026.
2. Réception du courrier garanti
La réception en temps voulu du courrier et une réponse rapide aux mises en demeure émanant des autorités fiscales ou administratives permettent d’éviter la plupart des problèmes juridiques.
Lorsque l’on exerce une activité en Pologne, il est important de veiller à la gestion de courrier.
Beaucoup de mes clients ne résident pas en permanence en Pologne ; il est donc important de désigner une personne qui est en charge de réception de courrier.
En général, les autorités publiques fixent un délai de réponse qui, selon la nature de l’affaire, est de 7 jours (le plus souvent), 14 ou 30 jours.
A partir de 2025, conformément à la loi sur les notifications électroniques en Pologne, les entrepreneurs inscrits aux registres des entreprises (KRS, CEIDG) doivent disposer d’une adresse de notification électronique et d’échanger leur correspondance via le système « e-Doreczenia ».
Pour créer une telle adresse, les entrepreneurs étrangers sont obligés d’obtenir un numéro d’identification personnel (PESEL) et créer un compte électronique ePUAP (profil de confiance).
J’ai également évoqué le numéro PESEL et le compte ePUAP dans cet article : « Créer une société en Pologne à distance – oui, c’est possible ! »
La création d’une boîte de réception pour les notifications électroniques est obligatoire et constitue actuellement le moyen de communication le plus efficace avec les administrations.
Ces services étant en polonais, je conseille à mes clients de désigner en Pologne un mandataire pour les notifications qui parle polonais, c’est-à-dire une personne qui recevra le courrier au nom de l’entrepreneur étranger et l’aidera à y répondre de manière appropriée.
3. Siège social réel
La désignation correcte du siège social en Pologne revêt certes une importance non négligeable pour l’organisation de l’entreprise et la relation avec les clients, mais ce qui est le plus important pour moi en tant qu’avocat, c’est de garantir une communication fluide avec les administrations et un point de réception du courrier distribué de manière traditionnelle (par l’opérateur postal).
De plus, certains types d’activités économiques, comme les agences d’intérim, sont soumis à des exigences légales spécifiques auxquelles leur siège social doit se conformer.
Les étrangers qui dirigent une entreprise en Pologne peuvent profiter des nombreuses solutions proposées sur le marché – de la location de locaux à une large gamme de bureaux virtuels proposant la gestion du courrier.
4. Accompagnement juridique professionnel et axé sur les affaires
Dernier point, mais néanmoins important : un avocat en Pologne efficace et orienté vers les affaires, qui comprend les besoins des entrepreneurs et communique avec le client de manière transparente et compréhensible – de préférence dans sa langue maternelle.
Notre cabinet, qui accompagne des clients francophones depuis déjà 10 ans, vous garantit ces qualités et bien d’autres encore😊
Anna Lulis
Avocate
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